Засади використання АСД Київського районного суду м. Полтави

ЗАТВЕРДЖЕНО

рішенням зборів суддів

№3 від 01.04.2025

ЗАСАДИ

використання автоматизованої системи документообігу

Київського районного суду м. Полтави

 1.Загальні положення

1.1    Засади використання автоматизованої системи документообігу суду в Київському районному суді міста Полтави (далі – Засади) визначають порядок функціонування автоматизованої системи документообігу суду (далі  - АСДС), урегулювання яких відповідно до Закону України «Про судоустрій і статус суддів» та Положення про автоматизовану систему документообігу суду (далі – Положення),  відноситься до повноважень зборів суддів.

 1.2    У разі внесення змін до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду, збори суддів новим рішенням затверджують відповідні зміни до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду.

 1.3    Засади використання автоматизованої системи документообігу суду, а також зміни  та доповнення до них вносяться до автоматизованої системи та оприлюднюються на веб-порталі судової влади України не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.

2. Особливості автоматизованого розподілу справ

 2.1    Автоматизований розподіл судових справ і матеріалів здійснюється  в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи документообігу суду, уповноваженими особами суду за здійснення автоматизованого розподілу справ у відповідності до норм Положення та  Засад, з урахуванням спеціалізації суддів та коефіцієнтів складності судових справ, форм участі й адміністративних посад. 

 2.2    Визначення суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється згідно з вимогами підпункту 2.3.3 пункту 2.3 Положення, з врахуванням Засад використання автоматизованої системи документообігу суду та дотримання правил поєднання судових справ.

 2.3   Відповідальний працівник по роботі з персоналом підтримує в актуальному стані табель обліку використання робочого часу суддів автоматизованої системи документообігу суду,   невідкладно вносить інформацію згідно наказу голови суду, повідомлення судді про свою відсутність з причин перебування на лікарняному або щодо виникнення обставин, які унеможливлюють його участь в автоматизованому розподілі.

Суддя невідкладно повідомляє голову суду та відповідального працівника по роботі з персоналом про свою відсутність на роботі з поважних причин або про виникнення обставин, які унеможливлюють його участь в автоматизованому розподілі, що матиме документальне підтвердження.

2.4 В суді запроваджена спеціалізація з розгляду кримінальних справ і матеріалів про адміністративні правопорушення, та  спеціалізація з розгляду цивільних і адміністративних справ (додаток № 1).

2.5 Розподіл кримінальних проваджень за обвинуваченням неповнолітніх чи малолітніх осіб здійснюється між суддями, уповноваженими зборами суддів (додаток № 2).

2.6 Повноваження судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб у кримінальному провадженні в порядку, передбаченому процесуальним законом, здійснюють всі фактично працюючі судді, на строк повноважень, визначений рішенням Зборів суддів (додаток № 3).

2.7 Автоматизований розподіл судових справ, які містять відомості, що становлять державну таємницю, здійснюється між суддями, які мають допуск до державної таємниці, з урахуванням спеціалізації.

2.8 При реєстрації судових справ та матеріалів в Київському районному суді м. Полтави застосовуються коефіцієнти складності справ (додаток №4).

2.9 При автоматизованому розподілі справ застосовуються такі коефіцієнти форм участі судді у справі:

- суддя-доповідач – 0;

- головуючий суддя (колегіально) – 1;

- головуючий суддя (одноособово) – 1;

- член колегії – 0,3;

- запасний суддя – 0,3. 

2.10 Для суддів, які займають адміністративні посади, визначені такі коефіцієнти навантаження:

- голові суду – 0,9;

- заступникові голови суду – 1.

2.11 Визначення колегіального складу суду здійснюється у випадках, встановлених КПК України, та з урахуванням спеціалізації суддів. В разі неможливості здійснити автоматизований розподіл, у зв’язку з відсутністю суддів відповідної спеціалізації, визначення складу колегії проводиться у відповідності до норм Положення про АСДС.  

2.12 Розподіл клопотань в порядку виконання судового рішення у зведеному виконавчому провадженні щодо рішень різних суддів здійснюється на загальних підставах, в автоматизованому порядку.

2.13 Клопотання з процесуальних питань, пов’язаних з виконанням судового рішення,  які були ухвалені іншим судом або у справах, розглянутих до запровадження автоматизованої системи документообігу суду, заводяться з урахуванням незмінності єдиного унікального номери судової справи, та розподіляються між суддями з урахуванням норм Положення про АСДС.

2.14 Розподіл заяв про відвід (самовідвід) у справах про адміністративні правопорушення здійснювати за правилами кримінального процесуального закону, з урахуванням спеціалізації суддів.

2.15 Особливості розподілу справ у випадку відсутності раніше визначено судді  

2.15.1 В разі тривалої відсутності раніше визначеного по справі головуючого судді  (тривалий лікарняний, відпустка по догляду за дитиною до 3-х років, призов на військову службу тощо), а також у випадку припинення повноважень судді (відсторонення від здійснення правосуддя, відрахування зі штату тощо) розподіл справ, у випадках, передбачених підпунктами 2.3.37.1-2.3.39.19 пункту 2.3  Положення про АСДС,  здійснюється в автоматизованому порядку на загальних підставах з дотриманням правил поєднання судових справ.

2.15.2 В разі тимчасової відсутності раніше визначеного слідчого судді (перебування на лікарняному, у відпустці, відрядженні або неробочий день тощо), розподіл клопотань, скарг в межах кримінального провадження (за номером ЄРДР), на час його відсутності, а також в разі неодноразової відсутності, здійснюється на іншого слідчого суддю, визначеного за результатами повторного автоматизованого розподілу. У випадку одночасної їх відсутності, розподіл клопотань проводиться на іншого слідчого суддю, визначеного за результатами повторного автоматизованого розподілу.

Справи, що перебувають в провадженні слідчого судді, повноваження якого припинилися,  передаються на розгляд слідчому судді, визначеному згідно абзацу 1 пункту 2.15.3 Засад (за наявності такого), а в разі відсутності - визначеного, шляхом  повторного автоматизованого розподілу.

В період тимчасової відсутності раніше визначеного слідчого судді (відпустка, відрядження, лікарняний, вихідний день тощо), розгляд клопотання  про обрання  запобіжного заходу особі, в разі затримання її та доставлення до суду, забезпечує інший слідчий суддя, визначений згідно норм абзацу 1 пункту 2.15.2 Засад.

 2.15.3   В разі тимчасової відсутності раніше визначеного судді у цивільному провадженні (відпустка, лікарняний тощо), клопотання, які підлягають розгляду в скорочені терміни та пов’язані з питаннями виконання судового рішення, а саме примусове проникнення до житла та тимчасове обмеження в праві в праві виїзду за кордон, підлягають повторному автоматизованому розподілу.

2.15.4 В разі тимчасової відсутності головуючого по справі судді, клопотання щодо запобіжного заходу, яке надійшло на стадії судового розгляду, що здійснюється  одноособово, з метою недопущення порушення процесуальних строків, передається на розгляд іншому судді, визначеному за результатом повторного автоматизованого розподілу, з урахуванням спеціалізації.

В разі тимчасової відсутності головуючого по справі судді, клопотання щодо запобіжного заходу, яке надійшло на стадії судового розгляду, що здійснюється колегіально, з метою недопущення порушення процесуальних строків, передається на розгляд іншому судді зі складу колегії, визначеному за результатом повторного автоматизованого розподілу.

В разі одночасної тимчасової відсутності головуючого та членів колегії по справі, клопотання щодо запобіжного заходу, яке надійшло на стадії судового розгляду, з метою недопущення порушення процесуальних строків, передається на розгляд іншому судді, визначеному за результатом повторного автоматизованого розподілу, з урахуванням спеціалізації.

2.16  Увільнення від виконання обов’язків присяжного, залученого у конкретній справі, за необхідності, крім випадків відводу (самовідводу), здійснюється за розпорядженням керівника апарату суду на підставі подання головуючого судді.

2.17 В разі надходження до суду після закінчення робочого часу судових справ, які за законом мають розглядатись невідкладно, їх розподіл здійснюється на загальних підставах в автоматизованому порядку між усіма суддями, що мають повноваження на день розподілу, та з урахуванням спеціалізації.

2.18  Обставини, які виключають можливість участі судді в автоматизованому розподілу або продовження розгляду справ  

2.18.1 Визначити, що відсутність у судді допуску до державної таємниці, є обставиною, яка унеможливлює його участі  в автоматизованому розподілі справи. 

2.18.2 Визначити перебування судді у нарадчій кімнаті по іншому судовому процесі (на підставі службової записки судді чи його помічника) як обставиною, що унеможливлює участь слідчого судді в розподілі  невідкладного клопотання, якщо строк перебування його в нарадчій кімнаті перевищуватиме процесуальні строки розгляду самого клопотання.

2.18.3 Визначити перебування судді у нарадчій кімнаті по іншому судовому процесі (на підставі службової записки судді чи його помічника) як обставиною, що унеможливлює участь судді в розподілі судових справ, якщо строк перебування його в нарадчій кімнаті перевищуватиме три доби.

2.18.4 Визначити, що надходження на розгляд судді справи перед днем його відпустки (відрядження), строки розгляду якої є скороченими та яка з об’єктивних  причин залишається нерозглянутою (на підставі службової записки судді чи його помічника), є обставиною, що унеможливлює його участі в подальшому розгляді. На підставі службової записки судді (його помічника), така справа передається на повторний автоматизований розподіл.

2.18.5 Визначити обставинами, що унеможливлюють участь судді в розгляді справи, строки розгляду якої є скороченими, перебування судді на лікарняному, його участь в навчанні (без наказу голови суду) або відсутність з інших поважних причин, що буде підтверджено документально.

2.19 Особливості розподілу справ у неробочий день

З метою виконання завдань кримінального провадження, дотримання норм Кримінального процесуального кодексу України щодо прийому та розгляду в розумні строки клопотань  органів досудового розслідування (в тому числі тих, які вже перебувають в провадженні суду та по яким слідчим суддею надано дозвіл на затримання),  а також скарг щодо захисту прав людини в порядку  статті 206 КПК України, в суді встановлюється графік чергування слідчих суддів та працівників апарату суду в неробочі дні.

Щоквартально або, за потреби, в інший строк, керівник апарату суду розробляє проєкт графіку чергування слідчих суддів із розрахунку розподілу не менше двох суддів та враховуючи графік відпусток суддів. Проєкт графіку чергування погоджується Зборами суддів та затверджується головою суду. Інформація про чергування суддів вноситься до автоматизованої системи документообігу суду керівником апарату суду чи його заступником  в разі надходження матеріалу до суду і лише на час здійснення автоматизованого його розподілу. 

3. Форс мажорні обставини

У разі знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп’ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять робочих днів, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатись невідкладно, з метою недопущення порушення конституційних прав громадян, проводиться  головою суду між всіма суддями, що мають повноваження на час розподілу, з дотриманням принципу черговості надходження справ до суду в алфавітному порядку прізвищ суддів, спеціалізації, з подальшим внесенням даних до АСДС після усунення обставин, що обумовили неможливість її функціонування:

• судові справи, пов’язані з виборчим процесом;
• судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання;
• клопотання про заходи забезпечення кримінального провадження;
• клопотання про проникнення у житло, обшук чи огляд житла;
• скарги щодо захисту прав людини в порядку ст. 206 КПК України;
• подання про тимчасове обмеження у праві виїзду за межі України в порядку ЦПК України;
• заяви про забезпечення позову до подання позовної заяви;
• заяви про встановлення факту народження або смерті особи на території , на якій введено воєнний чи надзвичайний стан, або на тимчасово окупованій території України, визначеній такою відповідно до законодавства тощо.

 4. Відповідальність

Навмисне внесення недостовірних даних в АСДС, допущення інших порушень, які могли вплинути або вплинули на розподіл справ і матеріалів між суддями працівником суду, відповідальним за реєстрацію справ і матеріалів, може бути підставою для дисциплінарної відповідальності відповідно до Правил внутрішнього службового розпорядку. 

Додаток 1

Спеціалізація суддів: 

І. Судді, які спеціалізуються на розгляді кримінальних проваджень, матеріалів про адміністративні правопорушення та невідкладних справ, пов’язаних з виконанням судових рішень у кримінальних справах, а також про звільнення осіб від кримінальної відповідальності:

1. Айдаєв Р.З.
2. Калько О.С.
3. Любчик В.М.
4. Сингаївська Т.С.
5. Шиян В.М. 

ІІ. Судді, які спеціалізуються на розгляді цивільних, адміністративних, невідкладних справ в порядку ЦПК України та КАС України:

1. Кузіна Ж.В.
2. Самсонова О.А.
3. Турченко Т.В.
4. Яковенко Н.Л.

Додаток 2 

Судді, які спеціалізуються на розгляді кримінальних проваджень або кримінальних справ, де злочини скоєні неповнолітнім чи малолітнім

1. Калько О.С.
2. Любчик В.М.
3. Шиян В.М.

 Додаток 3

Слідчі судді

      Судді, які здійснюють повноваження з судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб кримінальному провадженні в порядку, передбаченому процесуальним законом:

1. Айдаєв Р.З.
2. Калько О.С.
3. Кузіна Ж.В.
4. Любчик В.М.
5. Самсонова О.А.
6. Сингаївська Т.С.
7. Турченко Т.В.
8. Шиян В.М.
9. Яковенко Н.Л.

Додаток 4

Коефіцієнти складності судових справ:

 (додаток 5 доп.нов.категорією (п.61), зміни внесені РЗС від 16.06.20 року № 7)