Положення про канцелярію суду

ПОЛОЖЕННЯ

про канцелярію Київського районного суду м.Полтави

1.  Канцелярія Київського районного суду м.Полтави (далі - канцелярія) є структурним підрозділом апарату Київського районного суду м.Полтави (далі - суд).

Канцелярія суду виконує функції, визначені даним  Положенням,  затвердженим наказом керівника апарату суду.

2.  У своїй діяльності канцелярія керується Конституцією України, законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, Цивільним процесуальним кодексом України, Кримінально-процесуальним Кодексом України, Кодексом адміністративного судочинства України, Законами України «Про судоустрій і статус суддів», «Про державну службу», антикорупційним законодавством, Інструкцією з діловодства в місцевих загальних судах, затвердженою наказом  ДСА України від 17.12.2013 р. № 173,  Положенням про автоматизовану систему документообігу суду, Інструкцією про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду, затвердженою наказом ДСА України від 15.12.2011  № 168, іншими нормативно-правовими актами, що регламентують діяльність судів,  а також цим Положенням.

3. Зміни та доповнення до Положення вносяться наказом керівника апарату суду.

4. Структура і штатна чисельність канцелярії суду за погодженням з головою суду затверджується територіальним управлінням Державної судової адміністрації в Полтавській області.

5. Канцелярію суду очолює старший секретар суду, який несе відповідальність за виконання покладених на канцелярію завдань. До складу канцелярії входять секретарі суду, архіваріус та оператори комп’ютерного набору.

Розподіл обов’язків між працівниками канцелярії здійснюється старшим секретарем суду, виходячи із завдань, що визначені цим Положенням.

         Старший секретар суду забезпечує розподіл обов’язків відсутнього  працівника канцелярії.

         У разі відсутності старшого секретаря суду канцелярії його обов’язки виконує працівник канцелярії, призначений керівником апарату суду.

6. Працівники канцелярії суду призначаються  та звільняються з посад наказом керівника апарату суду.

         Обов’язки працівників канцелярії суду визначаються посадовими інструкціями, затвердженими керівником апарату суду.

7. Свою роботу канцелярія проводить в тісній взаємодії з іншими працівниками апарату суду.

8.  Канцелярія суду підпорядковується безпосередньо керівнику апарату суду та голові суду.

9. Канцелярія  має необхідні для роботи штампи, печатки.

10. Основними завданнями канцелярії є:

10.1.   Виконання покладених завдань щодо організації діловодства в суді;

10.2.  Забезпечення  щоденного, протягом робочого часу прийому, реєстрації, обліку, передачі на розгляд або виконання, відправки судових справ, матеріалів та іншої кореспонденції;

10.3.  Здійснення контролю за своєчасним виконанням контрольних завдань, що надходять на виконання до суду;

10.4. Забезпечення збереження процесуальних та інших документів, нерозголошення інформації, що міститься в них; 

10.5   Забезпечення  роботи архіву суду;

10.6. Здійснення в межах своєї компетенції організаційного забезпечення роботи суду.       

11. Канцелярія згідно з чинним законодавством і в межах своєї компетенції :  

11.1. Здійснює прийняття, реєстрацію, передачу на виконання вхідної кореспонденції, в тому числі електронної.

11.2. Здійснює реєстрацію та відправку вихідної кореспонденції суду, реєстрацію електронної. 

11.3. Здійснює внесення та оброблення інформації в програмі автоматизованого документообігу.

11.4. Забезпечує збереження процесуальних та інших документів, та нерозголошення інформації, що міститься в них.

11.5. Здійснює прийняття, реєстрацію судових справ та матеріалів, забезпечує своєчасну передачу справ суддям, в межах строків, передбачених процесуальним законодавством.

11.6. Веде первинний облік справ і матеріалів, розгляд яких передбачено процесуальним законодавством, забезпечує заповнення обліково-статистичних карток.

11.7. Здійснює підготовку та направлення судових справ до судів вищих інстанцій та  інших судів.

11.8. Проводить облік та зберігання судових справ, речових доказів, документів первинного обліку.

11.9. Приймає від працівників апарату суду справи, провадження в яких закінчено, здійснює контроль щодо правильного їх оформлення, а також контролює своєчасність здачі судових справ до канцелярії суду.

11.10. Проводить аналітичну роботу щодо строків здачі справ до канцелярії суду, вносить пропозиції з удосконалення цієї роботи.

11.11. Здійснює своєчасне та належне звернення до виконання судових рішень.

11.12. Здійснює приймання, облік і зберігання речових доказів та особистих документів у судових справах. Приймає участь у знищенні речових доказів.

11.13. Здійснює своєчасне направлення до належних органів довідок про результати розгляду справ.

11.14. Здійснює підготовку та видачу виконавчих листів; здійснює контроль за своєчасністю звернення до виконання рішення суду.

11.15. Веде облік судових доручень, що надійшли з інших судів України чи іноземних держав, та контролює їх виконання.

11.16. Забезпечує організацію роботи архіву суду відповідно до Положення про архівний підрозділ Київського районного суду м.Полтави, затвердженого наказом керівника апарату суду від 31.12.2013 №67-о.д.

         Надає працівникам апарату суду методичну допомогу по оформленню справ, заведених у діловодстві суду.

11.17. Здійснює реєстрацію та облік судових справ (матеріалів кримінального провадження) згідно з індексами, встановленими Інструкцією з діловодства у місцевих загальних судах.

11.18. Приєднує до судових справ, які зберігаються в архіві суду, документи, що підтверджують виконання судових рішень.

11.19. Підготовлює необхідні довідки на основі відомостей, які є в документах архіву, веде їхній облік.

11.20. Здійснює підготовку зведених описів справ постійного і тимчасового термінів зберігання, актів для передавання справ на державне зберігання, на списання та знищення, а також бере участь у роботі з проведення експертизи цінності архівних документів.

11.21.                      Забезпечує друкування та розмноження документів, створених або отриманих судом в процесі його діяльності.

11.22. Організовує оформлення та відправлення вихідної кореспонденції, забезпечує своєчасну та належну доставку за призначенням судових справ та іншої судової документації.

11.23. Розроблює заходи, спрямовані на вдосконалення діловодства, організацію роботи з документального забезпечення діяльності суду.

11.24.Здійснює обробку статистичних даних про роботу суду.

11.25. Здійснює якісне складання звітів судової статистики та забезпечує своєчасне подання всіх форм звітів територіальному управлінню Державної судової адміністрації в Полтавській області та відповідним державним установам.

11.26. Подає керівнику апарату суду пропозиції щодо складання номенклатури справ суду.

11.27. Приймає участь в аналітичній роботі з питань організації діловодства в суді.

11.28. Виконує доручення керівника апарату суду щодо організації роботи канцелярії.

11.29. За дорученням керівника апарату суду здійснює розгляд звернень та готує проекти відповідей на них.

11.30. Здійснює узагальнення роботи канцелярії суду, зокрема організовує та здійснює підготовку статистичних таблиць, довідок, інформації для використання в діяльності суду, на оперативних нарадах, при проведенні перевірок канцелярії суду або на звернення інших відомств.

11.31. Забезпечує зберігання та правильне використання печаток та штампів суду, які закріплені за канцелярією суду.

11.32. За дорученням керівництва суду аналізує та узагальнює практику щодо організації ведення діловодства в суді.

11.33.  Контролює додержання правил протипожежної безпеки в приміщенні архіву та канцелярії суду.

11.34. Виконує інші завдання у в межах компетенції канцелярії.

11.35. Старший секретар суду забезпечує розподіл обов’язків відсутнього  працівника канцелярії.

11.36. У разі відсутності старшого секретаря суду канцелярії його обов’язки виконує працівник канцелярії, призначений керівником апарату суду.

12. Канцелярія має право :

12.1. Одержувати у встановленому порядку від посадових осіб документи, необхідні для виконання покладених на канцелярію завдань.

12.2. Вносити керівництву суду пропозиції з питань вдосконалення діловодства в суді.

12.3.  Брати участь у нарадах та інших заходах з питань організації діловодства.

12.4. Отримувати від працівників апарату суду необхідну інформацію для виконання своїх завдань та обов’язків.

12.5. Повертати виконавцям документи і вимагати їхньої доробки у випадку порушень правил діловодства.

12.6. Вести ділове листування з органами системи державної судової адміністрації, органами та установами судової системи, іншими державними органами, установами і організаціями у межах своєї компетенції.

12.7. Користуватися технічними засобами, мережею Інтернет, автоматизованою системою документообігу суду (відповідно до схеми розподілу повноважень працівників суду по використанню автоматизованої системи документообігу)  для виконання завдань, покладених на канцелярію.

12.8.  Вносити пропозиції керівництву суду щодо покращення роботи суду в цілому.

12.9. Приймати участь в семінарах, лекціях, курсах по підвищенню кваліфікації працівників апарату суду з питань, що належать до їх діяльності.

12.10. Користуватися іншими правами, передбаченими чинним законодавством та внутрішніми актами суду.

13. Відповідальність канцелярії суду:

13.1. Відповідальність за неналежне виконання основних завдань канцелярії суду несе старший секретар канцелярії.

13.2. Старший секретар суду канцелярії несе відповідальність за:

 - недотримання співробітниками канцелярії трудової дисципліни;

- незабезпечення збереженості майна, що знаходиться в канцелярії, та порушення правил пожежної безпеки;

- порушення вимог використання та зберігання печаток, штампів суду, які знаходяться в канцелярії.

13.3. Відповідальність працівників канцелярії суду встановлюється їхніми посадовими інструкціями та чинним законодавством.

14. Покладення на канцелярію обов'язків, не передбачених Положенням, не допускається.