Положення про канцелярію Київського районного суду м. Полтави

Додаток до наказу

керівника апарату суду

від 26.05.2025 №01-10/23/о.д.

ПОЛОЖЕННЯ

про канцелярію Київського районного суду м. Полтави

1.Загальні положення

Положення про канцелярію Київського районного суду м.Полтави встановлює єдині засади діяльності, функції та завдання працівників канцелярії, основні вимоги щодо їх виконання, права та відповідальність працівників.

Канцелярія Київського районного суду м. Полтави утворюється та функціонує в структурі апарату суду відповідно до ст.155 Закону України «Про судоустрій і статус суддів».

Канцелярія Київського районного суду м. Полтави (далі по тексту – Суд) є  структурним підрозділом Суду. До складу канцелярії входять підрозділи за окремими напрямками - канцелярія з цивільних та адміністративних справ, канцелярія з кримінальних справ, канцелярія зі справ про адміністративні правопорушення та архів.

Структура і штатна чисельність канцелярії суду за погодженням з головою суду затверджуються територіальним управлінням Державної судової адміністрації в Полтавській  області. 

Положення про канцелярію затверджується наказом керівника апарату суду. Зміни і доповнення до Положення вносяться керівником апарату суду.

Канцелярія Суду виконує функції, визначені даним Положенням.

Канцелярія в своїй діяльності керується Конституцією України, Цивільним процесуальним кодексом України, Кримінальним процесуальним кодексом України, Кодексом адміністративного судочинства України, Законами України «Про судоустрій і статус суддів», «Про державну службу», «Про запобігання корупції», Інструкцією з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, Положенням про автоматизовану систему документообігу суду, Положенням про порядок функціонування окремих підсистем (модулів) Єдиної судової інформаційно-телекомунікаційної системи, а також іншими нормативно-правовими актами Верховної Ради України, Президента України та Кабінету Міністрів України, що регламентують діяльність органів судової влади та державної служби.

Канцелярія підпорядковується керівникові  апарату суду або його заступникові, відповідно до розподілу обов’язків.  

Канцелярію  очолює головний спеціаліст, призначений на посаду наказом керівника апарату суду. Головному спеціалістові канцелярії суду безпосередньо підпорядковані секретарі суду, архіваріус та оператори комп’ютерного набору.  

Працівники канцелярії суду призначаються та звільняються з посад за наказом керівника апарату суду.

Обов'язки працівників канцелярії суду визначаються посадовими інструкціями, затвердженими наказом керівника апарату суду.

 2.Завдання і функції канцелярії

Забезпечує дотримання загальних правил ведення судового діловодства в суді та порядку роботи з документами з моменту їх надходження чи створення в суді до відправлення або передавання в архів, звернення до виконання судових рішень.

Забезпечує щоденне, протягом робочого часу, прийняття, реєстрацію, розподіл вхідної кореспонденції, що подається до суду з дотриманням загальних правил ведення діловодства  в  суді та  порядку роботи з документами з моменту їх надходження чи створення в суді  до  надіслання за призначенням  або  передавання  в  архів суду.

Забезпечує належний прийом, реєстрацію справ, заяв та інших передбачених законом документів (заяв, клопотань, скарг тощо), що подаються до суду та їх передачу суддям на підставі даних автоматизованої системи документообігу суду.

Забезпечує передачу зареєстрованих документів працівникам апарату суду та суддям, за реєстрами.

Здійснює внесення та оброблення інформації в програмі автоматизованої системи документообігу (реєстрація кореспонденції, ведення обліково-статистичних карток, створення електронного архіву і т.п.).

Здійснює ведення документів первинного обліку, номенклатурних справ та відповідає за достовірність та своєчасність їх складання та оформлення.

Забезпечує облік та зберігання судових справ, речових доказів, документів первинного обліку. Приймає участь у знищенні речових доказів.  

Проводить облік та  зберігання судових справ, речових доказів, документів первинного обліку.

Забезпечує реєстрацію та відправку вихідної кореспонденції, що направляється судом. Формує реєстри вихідної кореспонденції. Конвертує вихідну кореспонденції, що відправляється засобами поштового зв’язку.

Забезпечує своєчасну та належну доставку за призначенням судових справ та іншої судової документації (листів, запитів, судових повісток, відправлення телеграм та інших документів для забезпечення оперативного розгляду справ).  

Приймає від працівників апарату суду справи, провадження в яких закінчено. Здійснює контроль щодо правильного оформлення справ,  а також своєчасності їх здачі  до канцелярії суду.

Проводить аналітичну роботу щодо строків здачі справ до канцелярії суду, вносить пропозиції з удосконалення цієї роботи.

Здійснює своєчасне та належне звернення судових рішень до виконання.

Забезпечує належне оформлення виконавчих листів, забезпечує їх (реєстрацію), видачу особам, у порядку передбаченого чинним законодавством; здійснює відкликання виконавчих документів у разі припинення виконання.

Забезпечує організацію  роботи  архіву  суду.

Здійснює належний прийом громадян, у дні визначені графіком суду, затвердженим наказом керівника апарату суду.

Забезпечує  зберігання документів та справ, які  надійшли до архіву суду.

Здійснює та контролює  систематизацією,  розміщення та облік справ,  які  передані до архіву.

Приєднує до судових справ, які зберігаються в канцелярії суду, документів, що підтверджують виконання судових рішень.

Готовить необхідні довідки на основі відомостей, які є в документах архіву,  веде їхній облік.

Забезпечує підготовку та передачу до архіву суду судових справ за минулі роки, провадження у яких закінчено, а також іншої документації канцелярії суду за минулі роки. Готує зведені описи справ постійного, тривалого і тимчасового термінів зберігання, актів для передавання справ на державне зберігання або знищення, а також бере участь у роботі з експертизи цінності архівних документів.

Організовує підготовку необхідних даних та складання відповідних звітів по роботі архіву.

Забезпечує дотримання правил  протипожежної  безпеки  в  приміщенні  архіву та  канцелярії суду.

Розроблює заходи, спрямовані на вдосконалення діловодства, організацію роботи з документального забезпечення діяльності суду.

Здійснює прийом громадян, видачу копій судових рішень, інших документів, які зберігаються в канцелярії суду та судових справ для ознайомлення учасникам судового розгляду відповідно до встановленого порядку.

Організує ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом згідно з вимогами відповідної інструкції.

Вносить інформацію про набрання чинності судових рішень, які своєчасно здані до канцелярії.

Здійснює якісне складання звітів судової статистики та забезпечує  своєчасне подання всіх форм звітів Територіальному управлінню Державної судової адміністрації в Полтавській обл.

Подає керівнику апарату суду пропозиції щодо складання номенклатури справ суду.

Приймає участь в аналітичній роботі з питань організації діловодства в суді.

Виконує доручення керівника апарату суду щодо організації роботи канцелярії.

За дорученням голови суду здійснює розгляд звернень та готує проекти відповідей на них.

Здійснює узагальнення роботи канцелярії суду, зокрема організовує та здійснює підготовку статистичних таблиць, довідок, інформації для використання в діяльності суду, на оперативних нарадах, при проведенні перевірок канцелярій суду або на звернення інших відомств.

Приймає участь в підвищенні кваліфікації працівників канцелярії суду щодо роботи з документами.

За дорученням керівника апарату суду, здійснює контроль за виконанням окремих розділів плану роботи суду.

Виконує доручення керівника апарату суду щодо організації роботи канцелярії.

Виконує інші функції, визначені Інструкцією з діловодства та посадовими інструкціями.

3.Права та обов’язки працівників канцелярії

Права працівників канцелярії:

одержувати від посадових осіб необхідну інформацію з питань, віднесених до компетенції канцелярії;

в межах компетенції канцелярії вивчати документи, інші матеріали, що стосуються роботи суду та надавати відповідні пропозиції чи рекомендації;

вносити пропозиції керівнику апарату суду для обговорення питань організації роботи канцелярії на нарадах суду;

вносити пропозиції керівнику апарату суду щодо покращення умов, удосконалення форм і методів роботи канцелярії суду, забезпечення належної взаємодії з працівниками апарату суду;

отримувати від працівників апарату суду необхідну інформацію для виконання своїх завдань та обов'язків;

давати вказівки іншим працівникам апарату суду з питань, що відносяться до компетенції канцелярії і випливають із функцій, що перераховані в дійсному Положенні;

повертати виконавцям документи і вимагати їхньої доробки у випадку порушення правил діловодства;

вносити пропозиції керівнику апарату суду щодо удосконалення організації діяльності канцелярії суду;

давати роз'яснення і рекомендації з питань, що входять до компетенції канцелярії;

приймати участь в семінарах, лекціях, курсах по підвищенню кваліфікації працівників апарату суду з питань їхньої діяльності. 

Головний спеціаліст канцелярії суду: 

планує роботу канцелярії, здійснює керівництво діяльністю канцелярії і несе персональну відповідальність за виконання функцій і завдань, покладених на канцелярію;

розподіляє обов'язки між працівниками канцелярії, а у разі службової необхідності проводить перерозподіл обов'язків між ними, забезпечує планування роботи, належний рівень службової дисципліни, організовує взаємодію з іншими структурними підрозділами суду;

організовує роботу і забезпечує контроль за своєчасним виконанням працівниками канцелярії завдань, плану роботи суду, доручень керівництва суду;

контролює своєчасне отримання вхідної кореспонденції працівниками суду,  та направлення справ до судів вищої інстанції в разі надходження апеляційних (касаційних) скарг чи за запитом суду;

забезпечує вдосконалення методів роботи канцелярії, своєчасне проходження і опрацювання документів;

представляє канцелярію на зборах та нарадах працівників апарату суду;

здійснює інші повноваження із забезпечення діяльності суду, передбачені посадовою інструкцією та цим Положенням.

Працівники канцелярії зобов'язані:

виконувати вимоги цього Положення та забезпечувати конфіденційність інформації, яка стала їм відома при виконанні службових обов'язків;

забезпечувати організацію, своєчасне і якісне виконання дорученої їм роботи;

дотримуватися Конституції та законів України, інших нормативно-правових актів, вимог Присяги державного службовця, Інструкції з діловодства, Правил поведінки працівника суду, посадових інструкцій, правил охорони праці та протипожежної безпеки, інструкцій по роботі з  документами, вимог інших документів, які стосуються роботи суду;

дотримуватись встановлених правил ведення діловодства;

виконувати свою роботу у взаємодії з працівниками інших структурних підрозділів;

постійно підвищувати свій професійний рівень та ділову кваліфікацію.

4.Прикінцеві положення

Головний спеціаліст канцелярії суду забезпечує розподіл обов’язків  секретаря суду, який тимчасово відсутній або немає можливості здійснення своїх повноважень.

У разі відсутності головного спеціаліста канцелярії або  неможливості здійснення ним своїх повноважень його обов'язки виконує працівник, призначений керівником апарату суду.

Головний спеціаліст канцелярії суду здійснює облік та забезпечує належне зберігання печатки та штампів суду.

Головний спеціаліст канцелярії суду несе персональну відповідальність за:

- організацію діяльності канцелярії по виконанню покладених на неї задач і функцій;

- неналежне і несвоєчасне виконання функцій, передбачених даним  Положенням;

- збереження прийнятих в роботу документів;

- ведення діловодства згідно з діючими правилами та інструкціями;

- недотримання співробітниками канцелярії суду трудової  дисципліни;

- незабезпечення збереженості майна, що знаходиться в канцелярії;

- порушення  правил пожежної безпеки.

- за порушення вимог зберігання печаток, штампів суду.

Працівники канцелярії суду відповідно до Кодексу законів про працю України, Законів України «Про державну службу» та «Про запобігання корупції» несуть відповідальність за порушення трудової дисципліни, неякісне або несвоєчасне виконання посадових завдань або обов’язків, протиправне втручання в  автоматизований розподіл справ, бездіяльність або невикористання наданих йому прав, порушення норм етики поведінки державного службовця та обмежень, пов'язаних із прийняттям на державну службу та її проходженням.