Аналіз обліково - статистичної роботи в Київському районному суді м. Полтави в 2011 році

 ЗАТВЕРДЖЕНО

Голова Київського районного суду м. Полтави

_____________ В.М. Шиян

               19.01.2012

А Н А Л І З

обліково - статистичної роботи в Київському районному суді м. Полтави в 2011 році

     Згідно Конституції України та ст. 5 ЗУ «Про судоустрій і статус суддів» правосуддя в Україні здійснюється виключно судами. Тільки правильне заповнення і чітка реєстрація всіх правових явищ дає можливість з’ясувати і уявити реальну картину стану цих явищ в масштабах країни і окремих територіальних одиниць.

Відповідно до плану роботи суду на друге півріччя 2011 року та з метою визначення стану роботи суду по здійсненню правосуддя, мною, керівником апарату суду, було проведено аналіз обліково-статистичної роботи в Київському районному суді м. Полтави в 2011 році.

СКЛАДЕННЯ СТАТИСТИЧНИХ ЗВІТІВ

Згідно Інструкції щодо заповнення і подання форм звітності про розгляд апеляційними та місцевими (крім господарських) судами судових справ та матеріалів, затвердженої Наказом ДСА України 05.06.2006 р. № 55  Київським районним судом м. Полтави були складені піврічні та річні звіти за формами  1, 2 А, 2 Ц, 3, 4, 5.

Відповідно до Інструкції щодо заповнення і подання форми  звітності № 1-Л «Звіт судів першої інстанції про стан розгляду справ про злочини, передбачені статтями 209, 2091, 306 КК України» щоквартально складався звіт за формою № 1-Л.

Крім того, відповідно до Інструкції щодо заповнення і подання форми звітності № 1-ОП «Звіт про оперативність розгляду місцевими та апеляційними загальними судами кримінальних справ», затвердженої Наказом ДСА України від 20.02.2007 р. № 15 щоквартально складалися звіти за формою № 1-ОП.

Складено звіт за формою 1-АМ «Звіт про застосування Київським районним судом м. Полтави Закону України «Про амністію у 2011 році» від 8 липня 2011 року №3680-VI».

З 01 січня 2011 року в Київському районному суді м. Полтави, відповідно до діючого законодавства діловодство ведеться за допомогою комп’ютерної програми «Діловодство в загальних судах».

Обліково - статистична робота в Київському районному суді м. Полтави ведеться на належному рівні. Кожна форма статистичного звіту складається в кількох примірниках, які підписуються головою суду та виконавцем. Один примірник звітів залишається в суді, де і зберігаються в спеціальному наряді, який прошитий та пронумерований, інший примірник надсилається  до ТУ ДСА України в Полтавській області (чи іншої державної установи). Статистична звітність завжди подається із супровідним листом до встановленого терміну.

Особи відповідальні за складання звітності та наповнення електронної бази визначаються наказом керівника апарату суду.

Статистичні звіти в суді складаються на основі документів  первинного обліку, ведення яких здійснюється відповідно до Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді, затвердженої Наказом ДСА України від 27.06.2006 р. № 68 із змінами та доповненнями.

В суді ведеться облік статистичних карток на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу. Обов’язки по веденню даних карток в електронному вигляді покладені на консультанта суду Калініченко Л.В.. Протягом 2011 року картки до ТУ ДСА в Полтавській області надсилались вчасно. Картки в суді заповнюються відповідно до вимог наказу ДСА України від 18.03.2004 р. № 32/04.

Діловодство в суді ведеться на належному рівні  та відповідно до Інструкції з діловодства. Так, після реєстрації в журналі вхідної кореспонденції (за допомогою «ДЗС») усі судові справи та матеріали, що підлягають розгляду  відповідно до  кримінального, цивільного чи адміністративного судочинства реєструвались у відповідних обліково-статистичних картках чи реєстраційних журналах та алфавітних покажчиках ( за допомогою комп’ютерної програми «ДЗС»).

АНАЛІТИЧНА РОБОТА

На основі піврічних чи річних обліково – статистичних звітів працівниками суду проводяться аналізи, згідно з планом роботи суду.

Так, в 2011 році щоквартально аналізувались:

- причини скасування та зміни судових рішень;

- практика суддів, які допустили неякісний розгляд справ;

- розгляд справ;

- причини порушення процесуальних строків при розгляді цивільних справ;

- стан виконання окремих постанов та ухвал суду;

- причини відкладення розгляду справ;

- щомісяця аналізується стан виконання постанов про примусовий привід, копія даного аналізу щомісяця надсилається до Київського РВ ПМУ УМВС України в Полтавській області.

Крім того, в  2011 році було проведено:

- аналіз розгляду матеріалів про вчинення адміністративних правопорушень в першому півріччі 2011 року;

- аналіз дотримання строків направлення справ до апеляційної інстанції в період з 01 січня по 01 серпня 2011 року;

- аналіз причин тривалого розгляду кримінальних справ, які перебувають в провадженні суду, станом на 15.09.2011 року;

- узагальнення розгляду кримінальних справ, підсудні по яких тримаються під вартою, що знаходились в провадженні суду в період з січня по жовтень  2011 року.

- проаналізовано оперативності розгляду цивільних справ та обґрунтування зупинення провадження по цивільних справах;

- аналіз звернення громадян за перше півріччя 2011 року та за 2011 рік.

Постійно перебуває на контролі питання наповнення Київським районним судом м. Полтави Єдиного державного реєстру судових рішень, а смае: щомісяця складається інформація про наповнення бази ЄДРСР та щоквартально проводяться узагальнення щодо використання суддями та працівниками апарату суду електронного цифрового підпису та направлення  копій судових рішень до Єдиного державного реєстру судових рішень.

Згідно плану роботи суду на перше та друге півріччя 2011 року аналізом судової практики з тих чи інших питань займаються керівник апарату, заступник керівника апарату суду, консультанти та помічники суддів; проведення семінарських занять покладено на працівників апарату суду.

Аналізи щодо обліково – статистичної роботи, аналізи причини скасування вивчаються колективом суду та обговорюються на оперативних нарадах суддів.

03 листопада 2011 року вперше в Київському районному суді м. Полтави було проведено День відкритих дверей, відбулася зустріч із старшокласниками школи № 32 м. Полтави та студентами Аграрного коледжу управління і права ПДАА. Керівник апарату суду та заступник керівник апарату суду провели для дітей екскурсію приміщенням суду та розповіли про основні завдання суду, функціональні обов’язки працівників та окремо звернули увагу на правовий статус неповнолітнього.

Слід відмітити, що на адресу суду періодично  надходять запити від органів виконавчої влади, органів прокуратури, адвокатури та ін. про надання інформації щодо розгляду судами справ і матеріалів, про судимість тощо, які опрацьовуються  працівниками апарату суду.

ПІДВИЩЕННЯ КВАЛІФІКАЦІЇ

Судді Київського районного суду м. Полтави протягом року брали участь у семінарських заняттях, що проводились апеляційним судом Полтавської області, згідно плану надання методичної допомоги суддям місцевих судів, наприклад:

- 27 травня 2011 року «Дотримання цивільного процесуального законодавства при розгляді цивільних справ по І інстанції (позовне, наказне, окреме провадження)». «Обговорення підстав і причин скасування та зміни судових рішень місцевих судів області в порядку апеляційного провадження у 2010 році (за матеріалами узагальнення проведеного судовою палатою у цивільних справах апеляційного суду Полтавської області)»;

- 25 листопада 2011 року «Вивчення та застосування законодавства й судової практики при розгляді цивільних та кримінальних справ».

Відповідно до плану роботи суду суддями та працівниками апарату суду були підготовлені реферати та проведені семінарські заняття з вивчення:

- Інструкції про порядок вилучення, обліку, зберігання та передачі речових доказів у кримінальних справах, цінностей та іншого майна органами дізнання, досудового слідства проведено секретарем суду Андрусенко І.М.;

- Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді, затвердженої наказом ДСА України 27.06.2006 р. № 68 на тему:  «Порядок формування судових справ» проведено помічником судді Ємельяновою В.С.; «Робота з позовними заявами» - проведено помічником судді Шалковою І.В.; «Оформлення кримінальної справи у стадії попереднього розгляду справи суддею» - проведено секретарем судових засідань Зуєнко В. О.;

- Інструкції щодо заповнення форми картки обліку сум шкоди, завданої злочином, затвердженої наказом ДСА від 17.01.2005 р. № 21, на тему: «Заповнення форми картки обліку сум шкоди завданої злочином» проведено помічником заступника голови суду Боровиковою І.А. та помічником голови суду Іванченко О.М.;

- Інструкції щодо заповнення картки на особу, стосовно, якої судом розглянуто кримінальну справу, затвердженої наказом ДСА від 18.03.2004 р. № 32/04, на тему: «Заповнення статистичної картки на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу» проведено консультантом суду Калініченко Л.В.;

- Інструкції про порядок фіксування судового процесу технічними засобами, затвердженої наказом ДСА від 21.07.2005 р. № 84  проведено секретарем судових засідань Мирною Ю.Л.;

- Інструкції про єдиний облік злочинів, затвердженої спільним наказом від 25.05.2010 року № 21/135/281/240/499/354/367/159/69 на тему: «Облік судових рішень у кримінальних справах, направлених до суду» - проведено заступником керівника апарату суду Хмелюк Т.В.;

- на тему: «Порядок виконання рішень та доручень іноземних судів на території України» - проведено консультантом суду Калініченко Л.В.;

Крім того, суддями в четвертому кварталі 2011 року були проведені семінарські заняття, щодо вивчення практики Європейського суду з прав людини, а саме були проведені заняття на тему:

- «Основні положення Конвенції про захист прав людини і основоположних свобод», обговорено рішення Європейського суду з прав людини по справах, які перебували в провадженні Київського районного суду м. Полтави;

- «Обговорення практики Європейського суду з прав людини в кримінальних справах зокрема щодо порушення Україною ст.3 (заборона катування), п.1, п.4 ст.5 (законне  ув'язнення особи) Конвенції  про захист прав людини і основоположних свобод»;

- «Обговорення практики Європейського суду з прав людини в цивільних справах, зокрема щодо порушення Україною ст.6 (право на справедливий суд, розумний строк розгляду справ), ст.13 (Право на ефективний засіб юридичного захисту)  Конвенції  про захист прав людини і основоположних свобод».

В 2011 році в Національній школі суддів України (м. Харків) підвищили кваліфікацію помічники суддів Тернова Н.В. (з 18.04.2011 року по 22.04.2011 року), Іванченко О.М. та Шалкова І.В. (з 07.11.2011 року по 11.11.2011 року), суддя Калько О.С. (з 11.04.2011 року по 22.04.2011 року) за програмою підготовки суддів, яких призначено на посаду судді вперше; суддя Васильєва Л.М. (з 23.05.2011 року по 27.05.2011 року), за програмою підготовки суддів, яких обрано на посаду судді безстроково.

Помічники суддів Борсук О.В., Шелестіна О.А. взяли участь у тематичному семінарі «Актуальні проблеми державного управління», що проводився з 14 по 18 червня 2011 року в ХарРІ Національної академії державного управління при Президентові України.

ПЕРЕВІРКИ РОБОТИ АПАРАТУ СУДУ

На виконання завдання керівника апарату суду заступником керівником апарату суду Хмелюк Т.В., було перевірено стан роботи секретарів судових засідань, помічників суддів, щодо дотримання вимог Інструкції з діловодства.

Перша перевірка проводились в період з 20 по 24 червня 2011 року.

Під час перевірки були виявлені певні недоліки, так наприклад, не всі журнали були прошиті, пронумеровані та скріплені печаткою, не завжди зазначалися дати та причини відкладення розгляду справ, виявлені факти невчасної передачі справ секретарями судових засідань до канцелярії суду. За результатами перевірки заступником керівника апарату суду було складено доповідну записку, проведені індивідуальні бесіди з працівниками суду з приводу недопущення в подальшому виявлених помилок та надано час для їх усунення.

14.09.2011 року було проведено повторну перевірку роботи секретаря судових засідань С., що допустив найбільшу кількість помилок при попередній перевірці.

В зв’язку з доповідною судді К., 16.09.2011 року було проведено перевірку роботи секретаря судових засідань О.

В період з 22.11.2011 року по 06.12.2011 року було проведено перевірку роботи секретарів судових засідань, помічників суддів, щодо передачі справ до канцелярії суду.

За результатами перевірок, були відібрані пояснення в секретарів судових засідань, щодо допущених помилок, проведені відповідні бесіди, надано час для усунення недоліків.

В зв’язку з надходженням доповідної записки старшого секретаря суду було проведено перевірку роботи секретаря суду Я., на яку наказом №6/1-о.д. від 08.02.2011 року покладено виконання обов’язків архіваріуса канцелярії Київського районного суду м. Полтави, за результатами перевірки було встановлено, що Я. не були підготовлені вчасно відповіді на численні запити, що надходили на адресу суду протягом березня-травня 2011 року. Наказом керівника апарату суду від 22 червня 2011 року № 3- а.г. Я. було оголошено догану.

ПРОБЛЕМНІ ПИТАННЯ

Аналізуючи обліково-статистичну роботу в суді не можна не відмітити і проблемні питання, а саме:

- недостатнє забезпечення суду комп’ютерною технікою, що досить негативно впливає на роботу суду. Адже в наш час вся обліково-статистична робота вже повинна здійснюватись за допомогою комп’ютерних технологій і певні програми вже розроблені та впроваджуються в роботу судів, але, нажаль, ця робота ведеться ще не на досить високому рівні з незалежних від нас причин;

- недосконала робота комп’ютерної програми «Діловодство загальних судів», оскільки в програму досить часто вносяться зміни та оновлення. В зв’язку з тим, що в автоматичному режимі не можливо було розрахувати піврічні статистичні звіти, працівникам апарату суду довелось в терміновому порядку роздруковувати обліково-статистичні картки по справам, що не були розглянуті в першому півріччі 2011 року.

Звіти за перше півріччя та 2011 рік складалися в ручному режимі.

Версії програми постійно оновлюються, що також вимагає відповідних часових затрат.

- низька потужність сервера (який був встановлений ще в 2007 році), якої не вистачає для повного використання функцій програми. Швидкість роботи програми «ДЗС» значно знижена, зокрема коли одночасно працює декілька користувачів.

Штатна чисельність Київського районного суду м. Полтави складає 60 працівників, відповідно в програмі постійно працює велика кількість користувачів.  

- однією із проблем, яка впливає на стан роботи, залишається рівень професійної підготовки працівників апарату суду. Певна кількість працівників апарату судів, погано володіють загальною комп'ютерною грамотністю.

- також досить болючим є питання заробітної плати працівників апарату суду, що займаються судовою статистикою та й взагалі працюють в суді, яка на сьогоднішній день не відповідає великому навантаженню на працівників. Адже прирівнювання посадових окладів всіх працівників, незалежно від навантаження та відповідальності в роботі до одного розміру посадових окладів, що становить мінімальну заробітну плату в державі є вкрай негативним явищем. На сьогоднішній день розмір заробітної плати працівників апарату суду не виконує своєї основної функції – не є засобом заохочення працівника.

Станом на 01.01.2012 року в Київському районному суді  м. Полтави із 42 державних службовців:

13 помічників суддів мають повну вищу освіти, 3 мають стаж роботи більше 10 років, 9- мають стаж роботи понад 5 років, 1 має стаж роботи більше 1 року;

6 секретарів судових засідань мають повну вищу освіту, 3 – базову вищу освіту та 5 –неповну вищу освіту; 2 секретаря судових засідань працюють більше 5 років, 2 секретаря судових засідань мають стаж роботи більше 3-х років, інші працюють в суді менше одного року.

- неабияке значення, що впливає на стан обліково-статистичної роботи в суді, є наявний факт плинності кадрів в апараті суду. Так, протягом 2011 року в суді звільнилися 17 державних службовців, з них: 1 головний спеціаліст з інформаційних технологій, 3 помічника судді, 3 секретаря суду та 10 (із 15 згідно штатного розпису) секретарів судових засідань та один службовець.

ПРОПОЗИЦІЇ

Керівнику апарату:

- посилити контроль за веденням обліково-статистичної роботи, приділяючи особливу увагу первинній реєстрації та обліку справ і матеріалів, які надійшли до суду, заповненню документів первинного обліку, вчасності здачі секретарями судових засідань справ до канцелярії суду. Раз у квартал запровадити  проведення перевірок на предмет відповідності даних обліково-статистичних карток матеріалам справи;

- уживати заходів дисциплінарного впливу до працівників, на яких покладено обов’язки щодо первинного обліку справ та матеріалів і звітності на місцях, винних у порушенні вимог, що пред’являються до ведення обліково-статистичної роботи та враховувати результати проведеної роботи при визначенні розміру преміювання;

- після кожного звітного періоду аналізувати дані стану здійснення правосуддя та стан обліково-статистичної роботи, з висвітленням своїх пропозицій щодо покращення організації даної ділянки роботи у суді;

- повторно звернутися до ТУ ДСА України в Полтавській області щодо забезпечення суду сервером відповідної потужності.

Заступнику керівника апарату суду:

вживати заходів щодо недопущення порушень виконавської дисципліни;

- періодично перевіряти (раз в квартал) стан ведення контрольних кодексів  України щодо наявності внесення до них усіх змін та доповнень;

- узагальнювати та систематизувати коло проблемних питань, пов’язаних з некоректною роботою комп’ютерної програми «Документообіг загальних судів», які в подальшому скеровувати розробникам програми для відповідного реагування.

Консультанту суду:

- що відповідає за ведення та обробку карток на осіб, стосовно яких судом розглянуті кримінальні справи на місцях, раз в квартал проводити звірку по повноті (кількості) їх надходження для подальшої обробки;

- перевіряти закодовану інформацію у картках із матеріалами справи;

- проводити виробничі навчання з працівниками апарату суду, на яких систематично опрацьовувати Інструкції щодозаповнення картки на особу, стосовно, якої судом розглянуто кримінальну справу.

Працівникам апарат суду:

які відповідають за ведення обліково-статистичної роботи у суді,  постійно працювати над підвищенням рівня самоосвіти; підтримувати у контрольному стані усі інструктивні та методичні матеріали щодо обліково-статистичної роботи; детально опрацьовувати усі функції КП «ДЗС» - у разі виявлення помилок чи невідповідностей, скеровувати їх керівнику апарату суду, для направлення їх до територіального управління, по технічним питанням – невідкладно подавати заявки до центру технічної підтримки програми.

Керівник апарату                                                                         О.М. Швидка

«19» січня 2012 року