Аналіз обліково-статистичної роботи в Київському районному суді м. Полтави в першому півріччі 2014 року

ЗАТВЕРДЖЕНО

Голова Київського районного суду м. Полтави

_____________ В.М. Шиян

               07.07.2014 року

А Н А Л І З

обліково - статистичної роботи

в Київському районному суді м. Полтави

в першому півріччі 2014 року

На виконання плану роботи суду на перше півріччя 2014 року, мною, керівником апарату суду, було проведено аналіз обліково-статистичної роботи в Київському районному суді м. Полтави в першому півріччі 2014 року.

Метою даного аналізу є дослідження організаційного забезпечення роботи суду щодо ведення судової статистики та автоматизованої обробки документів первинного обліку; кадрового забезпечення спеціалістами, які займаються первинним обліком і складанням звітності суду; з'ясування стану ведення аналітичної роботи, виконання планів роботи суду, виявлення недоліків та внесення пропозицій по їх усуненню.

Належне діловодство в суді є однією з важливих умов належної організації роботи суду, виконання процесуальних норм, своєчасного розгляду справ, виконання судових рішень, своєчасного та якісного надання інформації відвідувачам суду. Організаційне забезпечення роботи суду здійснює його апарат.

Організація діловодства є однією з форм управлінської діяльності, що здійснюється в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, а також на підприємствах, установах і організаціях всіх форм власності.

Загальні правила ведення діловодства в районному у місті суді та порядок роботи з документами з моменту їх надходження чи створення в суді до надіслання або передавання в архів, звернення до виконання судових рішень встановлюються Інструкцією з діловодства у місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, Апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ, затвердженої наказом ДСА України 17 грудня 2014 року № 173 із змінами та доповненнями.

Робота в Київському районному суді м. Полтави планується по півріччях.

СТАТИСТИЧНА РОБОТА ТА УЗАГАЛЬНЕННЯ СУДОВОЇ ПРАКТИКИ

Обліково - статистична робота в Київському районному суді м. Полтави ведеться на належному рівні. Кожна форма статистичного звіту складається в кількох примірниках, які підписуються головою суду та виконавцем. Один примірник звітів залишається в суді, де і зберігаються в спеціальному наряді, який прошитий та пронумерований, інший примірник надсилається  до ТУ ДСА України в Полтавській області (чи іншої державної установи). Статистична звітність завжди подається із супровідним листом до встановленого терміну.

Особи відповідальні за складання звітності та наповнення електронної бази визначаються наказом керівника апарату суду.

За 2013 рік та перше півріччя 2014 року судом були складені наступні статистичні звіти: за формами  1, 2 А, 2 Ц, 3, 4, 6-8; щоквартально складалися звіти за формами № 1-Л; № 1-ОП, № 1-1-ОП, № 10.

На основі піврічних статистичних звітів працівниками апарату суду аналізуються напрямки роботи суду, відповідно до плану роботи.

Так, в першому півріччі 2014 року було проведено аналіз звернень громадян за перше півріччя 2014 року; щоквартально аналізується розгляд цивільних та адміністративних справ, щоквартально аналізуються причини порушення процесуальних строків при розгляді цивільних справ, консультантом суду постійно ведеться облік постанов про примусовий привід підсудних, свідків, потерпілих, окремих ухвал суду. Щомісяця аналізується стан виконання постанов про примусовий привід, дана інформація направляється на адресу РВ, прокуратури., крім того аналізуються підстави зміни та скасування судових рішень та ін.

На виконання завдань апеляційного суду Полтавської області було проаналізовано застосування практики Європейського суду з прав людини та дотримання судом Конвенції про захист прав людини і основоположних свобод; узагальнено судову практику: постановлення виправдувальних вироків за Кримінальним процесуальним кодексом України 2012 року; розгляду заяв про забезпечення позову при вирішенні спорів в порядку цивільного судочинства протягом 2013 року; дотримання судом протягом 2013 року вимог процесуального законодавства при відкриття провадження у справах цивільної юрисдикції; щодо практики розгляду судом протягом 2012-2014 років справ про кримінальну відповідальність за ст.ст. 204,2014, 211 КК України; вирішення судом процесуальних питань, пов’язаних із виконанням судових рішень у цивільних справах за 2013 рік, перше півріччя 2014 року та ін.

Аналізи щодо обліково – статистичної роботи, аналізи причини скасування вивчаються колективом суду та обговорюються на оперативних нарадах суддів.

Аналізом судової практики в Київському райсуді м. Полтави займаються керівник апарату, заступник керівника апарату суду, консультанти та помічники суддів.

ОБЛІКОВА РОБОТА

З 01 січня 2011 року в Київському районному суді м. Полтави, відповідно до діючого законодавства діловодство ведеться за допомогою комп’ютерної програми «Діловодство в загальних судах», а з 01 січня 2012 року за допомогою КП «Д-3».

Статистичні звіти в суді складаються на основі документів  первинного обліку, ведення яких здійснюється відповідно до Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді, затвердженої Наказом ДСА України від 27.06.2006 р. № 68 із змінами та доповненнями.

В суді ведеться облік статистичних карток на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу. Обов’язки по веденню даних карток в електронному вигляді покладені на консультанта суду Калініченко Л.В.. Протягом першого півріччя 2014 року інформація щодо кількості сформованих карток на осіб, стосовно яких судом розглянуто матеріали кримінального провадження до ТУ ДСА України в Полтавській області надсилалась вчасно.

Протягом першого півріччя 2014 року апаратом Київського районного суду м. Полтави забезпечено ведення діловодства у суді відповідно до Інструкції з діловодства та положення «Про автоматизовану систему документообігу». Тобто діловодство Київському районному суді м. Полтави ведеться в електронному вигляді, за допомогою КП «Д-3» (реєстрація вхідної кореспонденції, реєстрація кримінальних, цивільних, адміністративних справ, справ про адміністративні правопорушення, заповнення карток на осіб, вирок у відношенні яких набрав законної сили і та ін.), однак з метою економії паперу та раціонального використання копіювальної техніки канцелярією суду вирішено було продовжувати вести  деяку частину  діловодства у паперовому вигляді (журнал обліку видачі виконавчих листів, контрольний журнал передачі справ судді та ін.).

Виникали й недоліки в роботі: зазначення неповних даних в обліково-статистичних картках, недотримання вимог щодо ведення журналів розгляду справ і матеріалів суддею та ін.

За результатами перевірки робочою групою ТУ ДСА України в Полтавській області стану організації роботи суду з питань діловодства, архіву та обліково – статистичної роботи були виявлені недоліки щодо правильності розміщення довідкових листів у цивільних справах, неповна інформація була зазначена у ОСК на цивільні справи наказного провадження та виявлені певні недоліки в обліку речових доказів, а саме: були відсутні бирки на речових доказах та деякі речові докази не були належним чином упаковані.

24 червня 2014 року на оперативній нараді працівників апарату суду було розглянуто доповідну записку про результати вивчення робочою групою ТУ ДСА України в Полтавській області стану організації роботи суду з питань діловодства, архіву та обліково – статистичної роботи.

З метою усунення недоліків працівникам апарату суду було вказано на:

Ø    необхідність розміщення довідкових листів в цивільних справах у відповідності до вимог п. 28.23. Інструкції з діловодства в місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, Апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ. А саме, на правому внутрішньому боці обкладинки справи, а не на лівому, як це здійснювалось працівниками раніше.

Ø    Увагу відповідальних працівників було звернуто на необхідність більш уважно робити відмітки у ОСК на справи наказного провадження про рух справи.

Ø    В суді була проведена робота щодо належного обліку речових доказів, а саме: відповідальним працівником апарату суду Сухотіною А.Є. було належним чином упаковано речові докази та прикріплено бирки з порядковими номерами.

Відповідно до наказу керівника апарату суду № 24-о.д. від 18.06.2014 року комісією, яка складається з працівників апарату суду було здійснено перевірку умов зберігання речових доказів. За результатами перевірки було складено акт, комісія прийшла до висновку, що облік та зберігання речових доказів у кримінальних справах здійснюється відповідно до вимог Інструкції з діловодства в місцевих загальних судах.

На виконання плану роботи суду в червні 2014 року заступником керівника апарату суду Хмелюк Т.В.,  було перевірено стан роботи секретарів судових засідань, щодо дотримання вимог Інструкції з діловодства. В цілому передача розглянутих справ секретарями судових засідань до канцелярії  здійснюється у встановлені законом строки, журнали судових засідань в більшості ведуться охайно та відповідно до Інструкції.

Однак, під час перевірки були виявлені певні недоліки, так наприклад не завжди зазначалися дати та причини відкладення розгляду справ та ін.

За результатами перевірки заступником керівника апарату суду було складено доповідну записку, проведені індивідуальні бесіди з працівниками суду з приводу недопущення в подальшому виявлених помилок та надано час для їх усунення.

ВИСВІТЛЕННЯ РОБОТИ СУДУ

14 та 15 травня 2013 року суд відвідали студенти другого курсу Аграрного коледжу управління і права Полтавської державної агарної академії.

         Для студентів було проведено екскурсію приміщенням. Керівник апарату суду розповіла дітям про головну місію та ключові цінності судової системи в цілому, детально розповіла про структуру та порядок роботи Київського районного суду м. Полтави. До уваги студентів були представлені презентаційні матеріали про структуру суду та основні обов’язки працівників суду. Керівник апарату суду розповіла дітям, що багато цікавої та корисної інформації розміщено на веб – сайті суду в складі офіційного веб – порталу «Судова влада України».

         Крім того, студенти мали змогу ознайомитися з організаційно – розпорядчими документами суду, з порядком оформлення судових справ та ін.

Реалізуючи принцип гласності правосуддя та доступу до публічної інформації, здійснюється постійна робота з наповнення офіційного веб - сайту суду інформацією про організацію роботи та здійснення правосуддя судом, інформацією для громадян та юридичних осіб (порядок прийому громадян, графіки розгляду справ, порядок доступу до публічної інформації, зразки документів, що подаються до суду, інші корисні посилання).

Так, в період з 01.01.2014 року по 30.06.2014 року на веб – сторінці суду було розміщено 67 публікацій.

В лютому 2014 року було проведено анонімне опитування працівників апарату Київського районного суду м. Полтави. В опитуванні взяли участь 40 працівників апарату суду. Результати опитування були обговорені на оперативній нараді працівників апарату суду 31 березня 2014 року.

Відповідно до наказу голови суду № 6-о.д. від 16.01.2014 року 12 березня 2014 року в приміщенні Київського районного суду м. Полтави було проведено опитування громадян – учасників судових проваджень стосовно якості та ефективності роботи суду шляхом анонімного анкетування.

В опитуванні взяли участь 77 відвідувачів суду.

В цілому за результатами опитування робота суду оцінена добре.

Результати опитування були розміщені на сайті суду офіційного – веб порталу «Судова влада України».

РОБОТА З КАДРАМИ

Відповідно до шатного розпису апарат Київського районного суду м. Полтави налічує 42 державних службовців, 3 службовців та 2 робітників.

Керівником апарату суду відповідно до ЗУ «Про судоустрій і статус суддів» розроблено структуру та штатну чисельність апарату суду на 2013 рік.

Станом на 02.07.2013 року в суді наявна 1 вакантна посада державного службовця – консультанта з кадрової роботи.

В першому півріччі 2014 року не проводились конкурси на зайняття вакантної посади державного службовця.

Апаратом суду було організовано і проведено декларування доходів суддями та державними службовцями райсуду (березень 2014 року); проведено щорічну оцінку виконання державними службовцями Київського районного суду м. Полтави покладених на них обов’язків і завдань у 2013 році (лютий 2014 року).

В суді постійно ведеться робота з підвищення кваліфікації працівниками апарату суду, так, відповідно до плану роботи суду працівниками апарату суду були підготовлені реферати та проведені семінарські заняття з вивчення:

Відповідно до плану роботи суду суддями та працівниками апарату суду були підготовлені реферати та проведені семінарські заняття на тему:

- Вивчення Інструкції з діловодства у місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, Апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ (було проведено 5 семінарських занять - заступником керівника апарату суду Хмелюк Т.В., помічниками суддів Степаненко К.В., Федій О.М., Житник О.В., секретарем суду канцелярії Абрамовою А.Є.);

- «Детальне ознайомлення з  наказом ДСА України від 21.12.2012 року № 172 «Про затвердження форми звітності № 10 «Звіт про справляння, звільнення від оплати та повернення судового збору в місцевих та апеляційних судах» проведено консультантом суду Калініченко Л.В.;

- «Вивчення Інструкції про порядок роботи з технічними засобами фіксування

судового засідання» проведено секретарем судового засідання Шанею О.О.;

- «Вивчення Інструкції про порядок роботи з технічними засобами відеозапису ходу і результатів процесуальних дій, проведених у режимі відеоконференції під час судового засідання (кримінального провадження)» проведено секретарем судового засідання Вороною Д.В.;

- «Вивчення Інструкції щодо формування картки на особу, стосовно якої судом розглянуто матеріали кримінального провадження, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 05.12.2013 року № 169» проведено помічником судді Шалковою І.В.;

- «Вивчення Інструкції про порядок вилучення, обліку, зберігання та передачі речових доказів у кримінальних справах, цінностей та іншого майна органами дізнання, досудового слідства і суду (нова редакція), затверджено спільними наказами від 27.08.2010 року № 51/401/649/471/23/125» проведено секретарем суду канцелярії Сухотіною А.Є.

Крім того, суддями Антоновим А.В., Кузіною Ж.В., Калько О.С., Кулішем Ю.В. були проведені семінарські заняття з питань дотримання приписів Європейської конвенції з прав людини та основоположних свобод і практики Європейського суду з прав людини (на виконання Плану проведення навчання суддів та працівників апарату суду з питань дотримання приписів Європейської конвенції з прав людини та основоположних свобод).

Протягом першого півріччя 2014 року працівники суду взяли участь в навчаннях, що проводились Харківським регіональним відділенням Національної школи суддів України, а саме взяли участь в навчанні -  суддя Калько О.С. та заступник керівника апарату суду Хмелюк Т.В.

Профілактичний медичний огляд.

Наказом керівника апарату суду № 19-о.д. від 19 травня 2014 року було затверджено список працівників апарату суду, що підлягають проходженню в 2014 році щорічного профілактичного медичного огляду.

За результатами проведення медогляду заступником керівника апарату суду Хмелюк Т.В. було складено доповідну записку, відповідно до якої працівники апарату суду, згідно затвердженого списку пройшли медичний огляд та визнані такими, що можуть займати відповідні посади державних службовців та службовців суду.

ПРОБЛЕМНІ  ПИТАННЯ

Аналізуючи обліково-статистичну роботу в суді не можна не відмітити і проблемні питання, а саме:

- впливає на стан роботи  рівень професійної підготовки працівників апарату суду. Є працівники, що мають низький рівень знань загальної комп’ютерної грамотності, не ознайомлюються в повній мірі з загальною законодавчою базою, з наказами ДСА, які регулюють питання ведення діловодства, статистики, архіву, інструктивно-методологічними матеріалами з цих питань. З метою усунення прогалин в знаннях працівників суду в Київському райсуді м. Полтави постійно проводяться семінарські заняття, які не носять чисто формальних характер, а проходять у формі співбесіди та обговорення з працівниками нормативно-правових актів.

- недосконала робота комп’ютерної програми «Д-3», оскільки в програму досить часто вносяться зміни та оновлення, особливо перед складанням піврічних та річних статистичних звітів;

- значний вплив має високий темп плинності кадрів в судах, оскільки особи що мають більш високий професійний рівень та вищу юридичну освіту незадоволені низьким рівнем матеріального забезпечення, що мають працівники апарату суду.

Вважаємо за доцільне здійснювати постійний обмін досвідом із іншими судами області (за участю територіального управління ДСАУ в Полтавській області)  у сфері судової статистики та проведенні аналітичної роботи шляхом проведення спільних заходів та активної участі у них працівників суду, які займаються даними питаннями.

Підсумовуючи дане аналітичне дослідження стану здійснення обліково-статистичної роботи Київським районним судом м. Полтави у першому півріччі 2014 року, необхідно відзначити, що організація роботи забезпечується на належному рівні.

А враховуючи наведені проблемні питання, доцільним є постійне вдосконалення, пошук нових форм роботи по веденню судової статистики, підвищення кваліфікації працівників, що займаються статистичною роботою в суді з метою покращення рівня організації обліково-статистичної діяльності суду.

Керівник апарату                                                       О.М. Швидка

«07» липня 2014 року