flag Судова влада України

Єдиний Контакт-центр судової влади України 0-800-501-492

Аналіз обліково-статистичної роботи суду за 2018 рік

ЗАТВЕРДЖУЮ

Голова Київського

районного суду м. Полтави

____________ В.М.Шиян

«03» січня 2019 р.

 

 

 

УЗАГАЛЬНЕННЯ

 стану обліково-статистичної роботи

 Київського районного суду м. Полтави

  за  2018 рік.

 

         На  виконання Плану роботи Київського районного суду м. Полтави на ІІ півріччя 2018 року, мною, керівником апарату суду було  узагальнено стан здійснення обліково-статистичної роботи суду за 2018 рік.

            Організаційне забезпечення роботи суду здійснює його апарат. Належне діловодство в суді є однією з важливих умов належної організації роботи суду, виконання процесуальних норм, своєчасного розгляду справ, виконання судових рішень, своєчасного та якісного надання інформації відвідувачам суду.

Загальні правила ведення діловодства в районному суді та порядок роботи з документами з моменту їх надходження чи створення в суді до надіслання або передавання в архів, звернення до виконання судових рішень встановлюються Інструкцією з діловодства у місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, Апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ, затвердженої наказом ДСА України 17 грудня 2014 року № 173 із змінами та доповненнями.

         З метою правильної та належної організації діловодства у суді на кожне півріччя були складені Плани роботи суду, контроль за виконанням якого покладено на заступника керівника апарату суду. План роботи суду затверджений  наказом голови суду.

Для поліпшення якості заповнення та подання статистичної звітності з боку керівництва суду постійно ведеться контроль по відношенню до працівників апарату суду з питань обліку, реєстрації документів, звернення судових рішень до виконання, проводиться перевірка роботи відповідальних працівників щодо неухильного дотримання вимог, що ставляться до організаційно-розпорядчої документації суду.

Розподіл обов’язків між працівниками апарату суду щодо здійснення первинного обліку документів і складання звітності про стан здійснення Київським районним судом м. Полтави правосуддя встановлюється наказами керівника апарату відповідно до їх посадових інструкції. Зі своїми посадовими обов’язками та в разі тимчасового покладення обов’язків відповідальний працівник в обов’язковому порядку ознайомлюється під підпис з відповідним наказом.

Організаційні питання роботи канцелярії Київського районного суду м. Полтави здійснює старший секретар суду, на якого покладено обов’язок щодо організації та забезпечення її належної роботи: розподіляє обов’язки між працівниками канцелярії суду, контролює виконання ними функціональних обов’язків. Секретарем суду канцелярії, на якого наказом керівника апарату покладено обов’язок щодо прийняття, реєстрації та розподілу кореспонденції, що надходить до суду, здійснюється реєстрація вхідної кореспонденції, етапи її руху в електронному вигляді  через автоматизовану систему документообігу в судах загальної юрисдикції. Вхідна кореспонденція, в тому числі процесуальні документи, приймаються, опрацьовуються і реєструються в автоматизованій системі в день її надходження. На кожний вхідний, у тому числі процесуальний, документ у автоматизованій системі створюється реєстраційна картка, яка містить інформацію щодо реквізитів та руху документа. Дата реєстрації та вхідний номер документа, що складається з номера за порядком у відповідному році та року реєстрації, формуються автоматизованою системою автоматично. В подальшому на кожен вхідний матеріал заводиться обліково-статистична картка, а справа розподіляється між суддями в автоматизованому порядку працівниками канцелярії, які мають відповідні права доступу.  Справи передаються на розгляд судді в день їх надходження, а ті, які підлягають невідкладному  розгляду – негайно.   

Справи, створювані в діловодстві Київського районного суду м. Полтави, оформлюються відповідно до номенклатури справ. Формування справ у суді здійснюється відповідальними особами відповідно до Інструкції  з діловодства у місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, Апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ, затвердженої наказом ДСА України 17 грудня 2014 року № 173 із змінами та доповненнями (далі Інструкція).

Робота з речовими доказами в Київському районному суд м. Полтави проводиться відповідно до вимог Інструкції  з діловодства та Інструкції про порядок вилучення, обліку, зберігання та передачі речових доказів у кримінальних справах, цінностей та іншого майна органами дізнання, досудового слідства і суду (в новій редакції), затвердженої спільним наказом Генеральної прокуратури України, Міністерства внутрішніх справ України, Державної податкової адміністрації України, Служби безпеки України, Верховного Суду України, Державної судової адміністрації України N 51/401/649/471/23/125 від 27.08.2010 року.

Наказом керівника апарату суду в Київському районному суді м. Полтави відповідальною особою за роботу з речовими доказами визначено секретаря суду з кримінальних справ, яка веде журнал обліку речових доказів, здійснює їх прийняття, реєстрацію в АСДС в день їх надходження, контролю стану умов їх  зберігання, виконує судові рішення в частині долі  речових доказів.

У відповідності до вимог «Інструкції з діловодства у місцевих загальних судах…», затвердженої Наказом ДСА України №173 від 17.12.2013 року та Інструкції про порядок вилучення, обліку, зберігання та передачі речових доказів у кримінальних справах, цінностей та іншого майна органами дізнання, досудового слідства і суду, затвердженої спільним Наказом  ГПУ, МВСУ, ДПАУ, СБУ, ВСУ, ДСАУ  N 51/401/649/471/23/125 від 27.08.2010року, в листопаді місяці 2018 року заступником керівника апарату суду було проведено перевірку стану та умов зберігання речових доказів, правильності ведення документації щодо їх приймання та передавання. 

Статистичні звіти в суді складаються автоматизованою системою документообігу суду на основі обліково-статистичних карток. В разі надходжень змін та оновлень до програми «Д3», останні вивчаються, опрацьовуються та враховуються в роботі, з працівниками постійно проводяться роз’яснення, семінарські та практичні заняття, головним спеціалістом з інформаційних технологій постійно методична допомога працівникам суду надається у роботі з КП «Д-3».

Протягом 2018 року Київським районним судом м. Полтави були формовані та подані наступні форми звітності:

Особи відповідальні за складання звітності, наповнення електронної бази КП «Д-3», скріплення звітів ЕЦП,  визначаються наказом керівника апарату суду.

         З метою підвищення ефективності роботи суду, рівня знань працівників щодо діловодства в суді керівником апарату затверджуються плани семінарських та практичних знань з працівниками  апарату суду на кожне півріччя, в ході яких вивчається нормативна база, яка регулює порядок здійснення діловодства в суді, обговорюються проблемні питання, які виникають в ході роботи, надається практична допомога у застосуванні на практиці одержаних знань. Разом з тим, у випадках прийняття нових нормативно-правових актів, що регулюють діяльність суду, семінарські та практичні заняття з працівниками апарату Київського районного суду м. Полтави проводяться позапланово. Так, протягом   2018 року з працівниками апарату суду було проведено більше 17 семінарських занять, зокрема щодо вивчення змін в ЦПК, КАСУ, крім того були проведенні навчання щодо дотримання вимог антикорупційного законодавства, правил поведінки з мало мобільними групами населення, основи жестової мови, дотримання правил протипожежної безпеки, надання першої невідкладної допомоги.  Значна увага приділяється і ознайомленню працівників суду зі змінами в чинному законодавстві. В зв’язку з цим консультант суду постійно інформує  працівників суду про зміни, які відбулися в національному законодавстві з посиланням на джерело їх офіційного опублікування, систематично готує для суддів огляд законодавчих та інших нормативно-правових актів України, що надходять до суду в офіційних друкованих виданнях.

         Контроль за дотриманням працівниками апарату суду виконавської дисципліни та вимог «Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді» щодо первинного обліку і ведення судової статистики здійснюється керівником апарату суду. У випадку виявлення порушень належного виконання посадових обов’язків проводяться витребовуються пояснення,   та вирішується питання щодо наявності підстав для порушення дисциплінарної справи, а винних осіб  -  до притягнення до дисциплінарної відповідальності.

Робота з кадрами  здійснюється відповідно до принципів державної кадрової політики і нормативно-правових актів. Призначення на посади державних службовців у суді здійснюється на конкурсній основі, призначення на посади патронатних працівників – за поданням судді. Протягом  2018 року було проведено 6 конкурсів на зайняття посад державної служби – 3 на посаду секретаря суду, 2 конкурси на посаду секретаря судового засідання, 1 – консультанта суду (по роботі з персоналом)

Протягом 2018 року в апарату суду було прийнято 8 працівників (4 - державних службовців, 2- патронатних працівника, 1- службовець та 1 робітник)

 

 Ведення кадрового діловодства у суді забезпечує консультант суду (по роботі з персоналом), який протягом 2018 року забезпечив роботу з наступних напрямків:

 Також, в червні 2018 р. були переглянуті та погоджені на Зборах суддів посадові інструкції помічників суддів.

Реалізуючи принцип гласності правосуддя та доступу до публічної інформації, здійснюється постійна робота з наповнення офіційного веб-сайту суду інформацією про організацію роботи та здійснення правосуддя судом, інформацією для громадян та юридичних осіб (порядок прийому громадян, графіки розгляду справ, порядок доступу до публічної інформації, зразки документів, що подаються до суду). Функціонують системи отримання інформації про результати автоматизованого розподілу позовних заяв, призначення справ до слухання, рух справ за апеляційними скаргами, направлення запиту до суду про отримання публічної інформації та ін. Крім того, розміщується інформація про порядок функціонування у суді системи «електронний суд», яка надає можливість отримувати копії процесуальних рішень по справам через електронну скриньку учасника судового процесу, а також отримання інформації про дату та час розгляду справи за допомогою смс-повідомлень.

Аналізуючи результати роботи «Електронного суду» протягом  2018 року,  встановлено, протягом вказаного періоду часу судом учасникам судового процесу електронною поштою було надіслано 258 процесуальних рішення, а також  направлено   398 судових повісток у вигляді СМС-повідомлень. 

Протягом 2018 року, відповідно до Плану роботи суду, відповідальними особами проводилася аналітична робота щодо визначення якісних та кількісних показників роботи суду у відповідних її напрямках (аналізувався стан виконання окремих ухвал суду та ухвал про привід учасників судового процесу, проведено аналіз звернень громадян до суду за І півріччя 2018р. та 2018 рік, проаналізовано причини порушення строків розгляду справ, причини скасування та зміни судових рішень та інші), а також, на виконання як Плану роботи суду, так і завдань судів вищих інстанцій проводилися аналізи та узагальнення стану  здійснення правосуддя.

Головою суду  та керівником апарату здійснюється постійний контроль за ефективністю діяльності апарату суду. В порядку здійснення контролю керівництву суду надається наступна інформація:

- інформація про дотримання строків розгляду справ (щоквартально складаються списки справ, що перебувають на розгляді в суді понад 3 місяці, у визначені строки складаються статистичні звіти, результати яких постійно обговорюються на оперативних нарадах суддів);

- щоквартально формується інформація щодо кількості рішень, направлених до ЄДРСР, перевіряються дані КП Д3 щодо рішень, які потребують відправки, та за наявності таких, вживаються невідкладні заходи для їх направлення до ЄДРСР. На оперативних нарадах неодноразово обговорювалися питання щодо стану та строків направлення рішень до ЄДРСР, а також щодо внесення інформації про дату набрання чинності рішень;

- консультантом суду здійснюється контроль щодо стану виконання ухвал суду про привід учасників судового процесу та щоквартально  проводиться відповідне узагальнення; 

Беручи до уваги, що одним із базових принципів організації судової влади є суддівське самоврядування, призначенням якого є вирішення питання внутрішньої діяльності судів, головою Київського районного суду м. Полтави відповідно до статті 128 Закону України «Про судоустрій і статус суддів»  скликаються збори суддів та проводяться оперативні наради суддів, на яких всебічно розглядаються питання покращення ефективності роботи, аналізу стану здійснення судочинства, наявної проблематики, у тому числі щодо:

 

Підводячи підсумок, можна зробити висновок, що протягом   2018 року  обліково-статистична робота в Київському районному суді м. Полтави підтримувалась на належному рівні та здійснювалась відповідно до нормативно-правових документів, які регулюють питання судової статистики та узагальнення судової практики. 

Разом з тим, необхідним є продовження робіт щодо підвищення кваліфікації працівників суду, систематичне проведення семінарських занять, тренінгів,   що в свою чергу сприятиме позитивному впливу на поліпшення стану обліково-статистичної роботи в суді. 

 

 

В.о. керівника апарату                                                                                        Н.О.Почепецька

03.01.2019 р.