Аналіз обліково - статистичної роботи в Київському районному суді м. Полтави у І піврвччі 2013 року

 ЗАТВЕРДЖЕНО

Голова Київського районного суду м. Полтави

__(підпис)__ В.М. Шиян

               04.07.2013

А Н А Л І З

обліково - статистичної роботи

в Київському районному суді м. Полтави

в першому півріччі 2013 року

На виконання плану роботи суду на перше півріччя 2013 року, мною, керівником апарату суду, було проведено аналіз обліково-статистичної роботи в Київському районному суді м. Полтави в першому півріччі 2013 року.

Метою даного аналізу є дослідження організаційного забезпечення роботи суду щодо ведення судової статистики та автоматизованої обробки документів первинного обліку; кадрового забезпечення спеціалістами, які займаються первинним обліком і складанням звітності суду; з'ясування стану ведення аналітичної роботи, виконання планів роботи суду, виявлення недоліків та внесення пропозицій по їх усуненню.

Належне діловодство в суді є однією з важливих умов належної організації роботи суду, виконання процесуальних норм, своєчасного розгляду справ, виконання судових рішень, своєчасного та якісного надання інформації відвідувачам суду. Організаційне забезпечення роботи суду здійснює його апарат.

Організація діловодства є однією з форм управлінської діяльності, що здійснюється в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, а також на підприємствах, установах і організаціях всіх форм власності.

Загальні правила ведення діловодства в районному у місті суді та порядок роботи з документами з моменту їх надходження чи створення в суді до надіслання або передавання в архів, звернення до виконання судових рішень встановлюється Інструкцією з діловодства в місцевому загальному суді, затвердженої наказом ДСА України 27 червня 2006 року № 68 із змінами та доповненнями.

Робота в Київському районному суді м. Полтави планується по півріччях.

 НОРМАТИВНО – ПРАВОВА РОБОТА

 Протягом першого півріччя 2013 року судом були розроблені та надіслані на адресу ТУ ДСА України в Полтавській області пропозиції до:

Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді (01.02.2013 року за вих. № 1/2868/13)

проекту Інструкції з діловодства в місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, Апеляційному суді Автономної республіки Крим (25.03.2013 року за вих. № 1/7727/13);

проекту Інструкції щодо формування картки на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальне провадження надсилає свої пропозиції до проекту (27.03.2013 року за вих. № 1/8154/13).

Крім того, в першому півріччі 2013 року в суді розроблено Інструкцію про порядок відшкодування фактичних витрат на копіювання або друк  документів,
які надаються запитувачам інформації (наказ керівника апарату суду від 25 березня  2013 року № 18-о.д.) 

СТАТИСТИЧНА РОБОТА ТА УЗАГАЛЬНЕННЯ СУДОВОЇ ПРАКТИКИ

Обліково - статистична робота в Київському районному суді м. Полтави ведеться на належному рівні. Кожна форма статистичного звіту складається в кількох примірниках, які підписуються головою суду та виконавцем. Один примірник звітів залишається в суді, де і зберігаються в спеціальному наряді, який прошитий та пронумерований, інший примірник надсилається  до ТУ ДСА України в Полтавській області (чи іншої державної установи). Статистична звітність завжди подається із супровідним листом до встановленого терміну.

Особи відповідальні за складання звітності та наповнення електронної бази визначаються наказом керівника апарату суду.

В першому півріччі 2013 року судом були складені наступні статистичні звіти: за формами  1, 2 А, 2 Ц, 3, 4; щоквартально складалися звіти за формами № 1-Л; № 1-ОП, № 1-1-ОП, № 10.

На основі піврічних статистичних звітів працівниками апарату суду аналізуються напрямки роботи суду, відповідно до плану роботи.

Так, в першому півріччі 2013 року було проведено аналіз звернення громадян за перше півріччя 2013 року; щоквартально аналізується розгляд цивільних та адміністративних справ, щоквартально аналізуються причини порушення процесуальних строків при розгляді цивільних справ, консультантом суду постійно ведеться облік постанов про примусовий привід підсудних, свідків, потерпілих, окремих ухвал суду. Щомісяця аналізується стан виконання постанов про примусовий привід, дана інформація направляється на адресу РВ, прокуратури., крім того аналізуються підстави зміни та скасування судових рішень та ін.

На виконання завдань апеляційного суду Полтавської області було проаналізовано застосування практики Європейського суду з прав людини та дотримання судом Конвенції про захист прав людини і основоположних свобод; узагальнено судову практику: розгляду спорів про оскарження нотаріальних дій або відмову в їх вчиненні за 2011-2012 роки; розгляду справ із застосуванням Гаазької конвенції від 25.10.1980 року про цивільно-правові аспекти міжнародного викрадення дітей за 2011-2012 роки; щодо застосування законодавства про судові витрати при розгляді цивільних справ; щодо розгляду справ про виключення майна з під арешту за 2011-2012 роки; розгляду справ про приватну власність на жилий будинок за 2012 рік; застосування статті 625 ЦК України в цивільному судочинстві та ін.

Аналізи щодо обліково – статистичної роботи, аналізи причини скасування вивчаються колективом суду та обговорюються на оперативних нарадах суддів.

Аналізом судової практики в Київському райсуді м. Полтави займаються керівник апарату, заступник керівника апарату суду, консультанти та помічники суддів.

 ОБЛІКОВА РОБОТА

 З 01 січня 2011 року в Київському районному суді м. Полтави, відповідно до діючого законодавства діловодство ведеться за допомогою комп’ютерної програми «Діловодство в загальних судах», а з 01 січня 2012 року за допомогою КП «Д-3».

Статистичні звіти в суді складаються на основі документів  первинного обліку, ведення яких здійснюється відповідно до Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді, затвердженої Наказом ДСА України від 27.06.2006 р. № 68 із змінами та доповненнями.

В суді ведеться облік статистичних карток на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу. Обов’язки по веденню даних карток в електронному вигляді покладені на консультанта суду Калініченко Л.В.. Протягом першого півріччя 2013 року картки до ТУ ДСА в Полтавській області надсилались вчасно.

Протягом першого півріччя 2013 року апаратом Київського районного суду м. Полтави забезпечено ведення діловодства у суді відповідно до Інструкції з діловодства та положення «Про автоматизовану систему документообігу». Тобто діловодство Київському районному суді м. Полтави ведеться в електронному вигляді, за допомогою КП «Д-3» (реєстрація вхідної кореспонденції, реєстрація кримінальних, цивільних, адміністративних справ, справ про адміністративні правопорушення, заповнення карток на осіб, вирок у відношенні яких набрав законної сили і та ін.), однак в зв’язку з недосконалістю даної програми, для зручності і полегшення пошуку певної інформації  канцелярією суду вирішено було продовжувати вести  деяку частину  діловодства у паперовому вигляді (розносну книгу для місцевої кореспонденції, журнал обліку видачі виконавчих листів, контрольний журнал передачі справ судді та ін.).

Виникали й недоліки в роботі: зазначення неповних даних в обліково-статистичних картках, несвоєчасна передача справ до канцелярії суду, не дотримання вимог щодо ведення журналів розгляду справ і матеріалів суддею, помилкова реєстрація справ за іншою категорією та ін.

Всі ці недоліки виявляються, виправляються, з працівниками суду проводяться відповідні бесіди та семінарські заняття з метою належного вивчення вимог Інструкції з діловодства та ін. та недопущення подібних помилок в подальшій роботі.

На виконання плану роботи суду в період з 27 травня 2013 року по 01 червня 2013 року заступником керівника апарату суду Хмелюк Т.В.,  було перевірено стан роботи секретарів судових засідань, щодо дотримання вимог Інструкції з діловодства. В цілому передача розглянутих справ секретарями судових засідань до канцелярії  здійснюється у встановлені законом строки, журнали судових засідань в більшості ведуться охайно та відповідно до Інструкції.

Однак, під час перевірки були виявлені певні недоліки, як в роботі секретарів судових засідань, так і в роботі секретарів канцелярії суду, так наприклад не завжди зазначалися дати та причини відкладення розгляду справ, відсутні відмітки про передачу справи до канцелярії, не в повному обсязі зазначався номер справи, або облік справ здійснювався за номер провадження, без зазначення єдиного унікального номера справи.

За результатами перевірки заступником керівника апарату суду було складено доповідну записку, проведені індивідуальні бесіди з працівниками суду з приводу недопущення в подальшому виявлених помилок та надано час для їх усунення.

ВИСВІТЛЕННЯ РОБОТИ СУДУ

 22 та 24 травня 2013 року суд відвідали студенти другого курсу на базі 9 класів Аграрного коледжу управління і права Полтавської державної агарної академії.

         Для студентів було проведено екскурсію приміщенням. Керівник апарату суду розповіла дітям про головну місію та ключові цінності судової системи в цілому, детально розповіла про структуру та порядок роботи Київського районного суду м.Полтави. До уваги студентів були представлені презентаційні матеріали про структуру суду та основні обов’язки працівників суду. Керівник апарату суду розповіла дітям, що багато цікавої та корисної інформації розміщено на веб – сайті суду в складі офіційного веб – порталу «Судова влада України».

         Крім того, студенти мали змогу ознайомитися з організаційно – розпорядчими документами суду, з порядком оформлення судових справ та ін.

Реалізуючи принцип гласності правосуддя та доступу до публічної інформації, здійснюється постійна робота з наповнення офіційного веб - сайту суду інформацією про організацію роботи та здійснення правосуддя судом, інформацією для громадян та юридичних осіб (порядок прийому громадян, графіки розгляду справ, порядок доступу до публічної інформації, зразки документів, що подаються до суду, інші корисні посилання).

Так, в період з січня 2013 року по червень 2013 року на веб – сторінці суду було розміщено 54 публікацій.

 РОБОТА З КАДРАМИ

 В суді постійно ведеться робота з підвищення кваліфікації працівниками апарату суду, так, відповідно до плану роботи суду суддями та працівниками апарату суду були підготовлені реферати та проведені семінарські заняття на тему:

- «Детальне ознайомлення з  наказом ДСА України від 21.12.2012 року № 172 «Про затвердження форми звітності № 10 «Звіт про справляння, звільнення від оплати та повернення судового збору в місцевих та апеляційних судах » проведено консультантом суду Калініченко Л.В.;

- «Вивчення Інструкції про порядок роботи з технічними засобами фіксування

судового засідання» проведено секретарем судових засідань Шевченко А.В.;

- «Вивчення Інструкції про порядок роботи з технічними засобами відеозапису ходу і результатів процесуальних дій, проведених у режимі відеоконференції під час судового засідання (кримінального провадження)» проведено секретарем судових засідань Вакарчук В.С.;

- «Дії секретаря судових засідань під час розгляду справ» проведено секретарем судових засідань Коломієць А.В.;

- «Заповнення статистичної картки на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу» проведено помічником заступника голови суду Шалковою І.В. ;

- «Порядок формування судових  справ»,  помічником судді Коробко Т.М.;

- «Порядок прийняття позовних заяв. Вимоги до форми та змісту  позовної заяви», проведено помічником судді Куліш О.Г..

 Крім того, суддями Шияном В.М., Васильєвою Л.М., Антоновим А.В., Кузіною Ж.В., Калько О.С. були проведені семінарські заняття з питань дотримання приписів Європейської конвенції з прав людини та основоположних свобод і практики Європейського суду з прав людини (на виконання Плану проведення навчання суддів та працівників апарату суду з питань дотримання приписів Європейської конвенції з прав людини та основоположних свобод).

 В першому півріччі 2013 року взяли участь в навчаннях, що проводились

Національною школою суддів України - голова суду Шиян В.М.;

 Харківським регіональним відділенням Національної школи суддів України -  суддя Васильєва Л.М., консультант з кадрової роботи Рубан Ж.Ю.

В першій в Україні пілотній Програмі з питань судового адміністрування, що проводилася Державною судовою адміністрацією України та Національною школою суддів України за підтримки Проекту USAID «Справедливе правосуддя» в співпраці з Університетом штату Мічиган взяла участь керівник апарату суду Швидка О. М.

 Судді Київського районного суду м. Полтави протягом року брали участь у семінарських заняттях, що проводились апеляційним судом Полтавської області, згідно плану надання методичної допомоги суддям місцевих судів, а саме:

- 17 травня 2013 року «Дотримання цивільного процесуального законодавства при розгляді цивільних справ по І інстанції (позовне, наказне, окреме провадження)». «Обговорення підстав і причин скасування та зміни судових рішень місцевих судів області в порядку апеляційного провадження протягом  2012 року (за матеріалами узагальнення проведеного судовою палатою у цивільних справах апеляційного суду Полтавської області)».

«Про практику розгляду слідчими суддями області клопотань органів досудового слідства та звернень інших учасників процесу в порядку розслідування кримінальних проваджень».

«Вивчення практики Європейського суду у справах проти України» та ін.

- 07 червня 2013 року  голова Київського райсуду м. Полтави Шиян В.М. та судді Миронець О.К., Турченко Т.В. взяли участь в семінарі, що проводився в приміщенні апеляційного суду Полтавської області. Семінар було проведено в рамках реалізації проекту МАТRА на тему: «Впровадження міжнародних та національних норм по боротьбі з дискримінацією жінок та дітей у судочинстві України», яку здійснює ВГО Судова Асоціація України «Фундація сприяння правосуддю» за підтримки Міністерства закордонних справ Нідерландів

та інших семінарах та конференціях, що проводились протягом першого півріччя 2013 року апеляційним судом Полтавської області.

Профілактичний медичний огляд.

Наказом керівника апарату суду № 18/1-о.д. від 05 квітня 2013 року було затверджено список працівників апарату суду, що підлягають проходженню в 2013 році щорічного профілактичного медичного огляду.

За результатами проведення медогляду консультантом з кадрової роботи Рубан Ж.Ю. було складено доповідну записку, відповідно до якої працівники апарату суду, згідно затвердженого списку пройшли медичний огляд та визнані такими, що можуть займати відповідні посади державних службовців та службовців суду. Секретар судових засідань Шевченко А.В. медичний огляд не проходила, в зв’язку зі звільненням.

 ПРОБЛЕМНІ  ПИТАННЯ

Аналізуючи обліково-статистичну роботу в суді не можна не відмітити і проблемні питання, а саме:

- недостатнє забезпечення суду комп’ютерною технікою та наявність в суді морально застарілої техніки, що досить негативно впливає на роботу суду. Адже в зараз вся обліково-статистична робота вже повинна здійснюватись за допомогою комп’ютерних технологій;

- впливає на стан роботи і рівень професійної підготовки працівників апарату суду. Є працівники, що мають низький рівень знань загальної комп’ютерної грамотності, не ознайомлюються в повній мірі з загальною законодавчою базою, з наказами ДСА, які регулюють питання ведення діловодства, статистики, архіву, інструктивно-методологічними матеріалами з цих питань. З метою усунення прогалин в знаннях працівників суду в Київському райсуді м. Полтави постійно проводяться семінарські заняття, які не носять чисто формальних характер, а проходять у формі співбесіди та обговорення з працівниками нормативно-правових актів.

- недосконала робота комп’ютерної програми «Д-3», оскільки в програму досить часто вносяться зміни та оновлення;

- значний вплив має високий темп плинності кадрів в судах, оскільки особи що мають більш високий професійний рівень та вищу юридичну освіту незадоволені низьким рівнем матеріального забезпечення, що мають працівники апарату суду.

На сьогоднішній день розмір заробітної плати працівників апарату суду не виконує своєї основної функції – не є засобом заохочення працівника.

Вважаємо за доцільне здійснювати постійний обмін досвідом із іншими судами області (за участю територіального управління ДСАУ в Полтавській області)  у сфері судової статистики та проведенні аналітичної роботи шляхом проведення спільних заходів та активної участі у них працівників суду, які займаються даними питаннями.

 Протягом першого півріччя 2013 року судом було вжито всіх можливих заходів щодо якісного та оперативного розгляду цивільних, адміністративних та кримінальних справ та якісного ведення діловодства в суді.

Підсумовуючи дане аналітичне дослідження стану здійснення обліково-статистичної роботи Київським районним судом м. Полтави у І півріччі 2013 року, необхідно відзначити, що організація роботи забезпечується на належному рівні.

А враховуючи наведені проблемні питання, доцільним є постійне вдосконалення, пошук нових форм роботи по веденню судової статистики, підвищення кваліфікації працівників, що займаються статистичною роботою в суді з метою покращення рівня організації обліково-статистичної діяльності суду.

Керівник апарату                                                                         О.М. Швидка

«04» липня 2013 року